2010年05月02日

ビジネスメールの書き方

ビジネスメールの書き方


現代社会ではどうしてもビジネスメールを書く機会が多いですね。
そしてビジネスメールを書くときは
「長いメールは相手に嫌がられるのではないか?」
など色々と神経を使うものです。

ビジネスメールの書き方講座などもありますが
要点を押さえておけばビジネスメールは決して難しいものではありません。
ビジネスメールの構成とレイアウトを意識して
読みやすく、わかりやすい、相手に喜ばれるビジネスメールを書きましょう。



ビジネスメールの構成


ビジネスメール
1.あて名
2.冒頭のあいさつ
3.本文
4.結びのあいさつ
5.署名
この5つの要素で構成された状態が基本形です。
全ての要素をもれなく記入するようにしてください。

あて名は相手の
会社名、部署名、氏名となります。
注意すべき点は会社名を略称などで記入しないこと、
名字だけでなく氏名を記入することです。
特に多い失敗が書き間違いです。
当たり前のことですが間違えのないように正確に記入しましょう。

冒頭のあいさつで自分の会社名、氏名を名乗りましょう。
あいさつ文は、
社外の相手には「いつもお世話になっております」、
社内のメールなら「お疲れさまです」で十分です。
あいさつ文は特に凝った文章にする必要はありません。
この2つの文章だけを相手によって使い分ければOKです。

本題は言うまでもなくメールの中心部分です。
ひとことでに概要を述べておいて
そのあとに詳細を続けて書いていく流れが理想的です。

結びのあいさつも長々と書く必要はありません。
「以上、お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」
この決まり文句を毎回書いておけば大丈夫です。

署名もメールを出すたびに考えながら書くものではありません。
あらかじめ会社ごと、部署ごとに統一したフォーマットを用意しておきましょう。
メールを出すたびに署名の仕方が違ったり
ひとりひとり署名の仕方がバラバラだったりすると会社自体が不信感を持たれてしまいます。

つまり
ビジネスメールの基本形となる5つの要素のうち
そのつど考えて書くべきなのは本題だけです。
あて名、冒頭のあいさつ、結びのあいさつ、署名は
ワンパターンで全く問題ありません。
本題を書くことだけに集中すればスピードアップにもつながります。



ビジネスメールの書き方 レイアウト


基本形に従って文言が決まっても
それを記述するレイアウトが乱れていると
それだけで印象が悪くなってしまいます。
第一印象で相手に「読みたい」と思わせるレイアウトに仕上げましょう。

レイアウトのポイントは3つあります。
ひとつは適度な改行です。
話の切れ目で上手に改行してください。
目安としては3〜5行以上続いてしまわないように
途中で空白の行を1行挿入しておくと読みやすくなります。

間違ってもずらずらと最後まで文章を並べてはいけません。
文章がギッシリと詰め込まれたメール
相手に圧迫感を与えてしまいます。

2つ目のポイントは小見出しを上手に使うことです。
本題を内容ごとに分解し、それぞれに小見出しをつけておけば
内容がより明確に伝わります。
相手も小見出しに目が行けば
それだけでメールの目的を把握し、
本文に目を通しながら詳細を読み取っていくことができます。
相手が読みやすいということは
内容も正確に伝わりやすいということです。

3つ目のポイントはアイキャッチの活用です。
アイキャッチとは強調したい部分などを際立たせる目印の様なもので
◆、☆、○等があります。
特に黒塗りのマークは目につきやすく効果的です。
アイキャッチを適度に利用することで
文章にメリハリがつき
自分が伝えたいポイントを相手に印象づける事ができます。



適度な改行、小見出し、アイキャッチを上手に活用したメール
そうでないメールでは
同じ文章を書いていても相手に与える印象は大違いです。
せっかく書いたメールですから
センスの良いレイアウトで気持ち良く読んでもらいましょう。



さらにひと工夫


余裕があれば気のきいた追伸を付け加えることで
親しみあるメールになるかもしれません。
「先日はありがとうございました。またぜひご一緒させてください。」
など、ビジネスとは一歩離れて
ある程度個人的なあいさつをした方が
相手に安心感を与える場合もあります。



ビジネスメールは相手に好かれるチャンスでもあります。
相手に喜ばれるビジネスメール
仕事上の人間関係も充実させることができるのではないでしょうか。
posted by D at 02:13| Comment(0) | TrackBack(0) | ビジネス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
×

この広告は1年以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。